Une offre “Guerre de tranchées”: Faire six semaines de travail en deux !

Cette histoire est également disponible en anglais, néerlandais et allemand.

Lorsqu’un membre de l’équipe gérant un appel d’offres de plusieurs millions de dollars a soudainement quitté l’entreprise, nous avons découvert que l’offre qu’elle nous avait assurée être “sur la bonne voie” n’avait en fait même pas quitté la gare…

En tant que membre le plus ancien de l’équipe des appels d’offres, je formais une nouvelle recrue qui, malheureusement, nous avait fait part de circonstances personnelles très difficiles.

Notre équipe faisait de son mieux pour être solidaire compte tenu des circonstances, mais nous étions en sous-effectif et surchargés, donc cette recrue a été chargée de diriger un appel d’offres de plusieurs millions de dollars ; le premier de ce genre sur une zone géographique importante et couvrant six des portefeuilles de produits de notre entreprise.

Sachant que personne n’aime un micro-manager (et essayant de ne pas lui ajouter du stress), je me suis concentrée sur sa formation à nos processus, lui donnant les outils et le contexte nécessaires, puis je l’ai laissée faire.

Lors de nos contrôles réguliers en tête-à-tête, elle m’a dit que l’offre était sur la bonne voie et qu’elle maîtrisait tout.

Je lui ai fait confiance.

Puis, il est apparu qu’elle avait menti sur ses problèmes personnels (et beaucoup d’autres choses aussi), et elle a quitté l’entreprise rapidement.

Le jour après son départ, encore sous le choc de toute l’expérience, j’ai ouvert les dossiers de l’offre pour voir où elle en était.

À part ce que nous avions créé ensemble, chaque document était vide !

J’ai contacté l’équipe des appels d’offres et j’ai reçu des emails et des appels téléphoniques disant : “quelle offre ?”

Je me sentais mal.

J’ai fui le bâtiment vers un parc à côté du bureau et creusé des tranchées dans l’herbe en marchant, pleurant, jurant et marmonnant pour moi-même, essayant de comprendre quelle était la prochaine étape.

Ne pas soumettre une réponse n’était pas une option. Demander une prolongation n’était pas une option.

Donc, en consultation avec mon manager et les membres restants de l’équipe, j’ai concentré 100 % de mon attention sur cet appel d’offres, en repartant de zéro pour faire six semaines de travail en seulement deux.

Pendant ces deux semaines, je me souviens avoir pleuré avec un collègue la veille de la soumission, amèrement déçue que la qualité de notre réponse soit si loin de la qualité que je visais habituellement, mais reconnaissant aussi que même avoir quelque chose à soumettre était un accomplissement.

Je me souviens avoir ri de manière délirante avec les membres de l’équipe des appels d’offres autour de plats mexicains à emporter au bureau à une heure ridicule du matin.

Je me souviens des câlins et des high-fives à chaque fois qu’un document passait du dossier “en cours” au dossier “terminé”.

Quand j’ai cliqué sur “soumettre” pour notre réponse, j’ai de nouveau fui vers le parc pour gérer l’intense libération d’émotion et de stress accumulés au cours des deux semaines.

Avec le recul, il y a deux raisons pour lesquelles nous avons réussi à soumettre un appel d’offres :

Les relations et les connaissances que j’avais eu la chance de construire au cours des nombreuses années passées dans l’entreprise nous ont permis de nous concentrer directement sur le contenu à plus fort retour sur investissement.

Les processus rigoureux, les modèles, les bibliothèques et les listes de contrôle que nous avions en place signifiaient que je savais toujours quelle était la prochaine étape.

Leçons retenues :

Bien que la micro gestion intense ne soit pas la meilleure façon de diriger les gens, la confiance aveugle ne l’est certainement pas non plus.

Nous tombons vraiment au niveau de nos systèmes, alors construisez-les bien.

Quand vous devez demander à une douzaine de personnes déjà surchargées de remplir une énorme feuille de calcul en deux semaines parce que quelqu’un dans votre équipe n’a pas fait son travail… cela aide s’ils vous connaissent et s’ils vous apprécient.

Demandez-moi maintenant si ces deux semaines de stress intense valaient les millions de dollars de revenus que le contrat a rapportés à l’entreprise… et je dirai “non”.

Mais demandez-moi si les amitiés cimentées et les souvenirs construits en réalisant l’impossible avec une équipe de personnes talentueuses qui ont quand même trouvé des moyens de rire chaque jour et de rester positifs malgré le stress d’être dans les “tranchées des appels d’offres”, et je dirai “oui”.

Aucun autre travail que je connais ne nécessite une concentration aussi intense et simultanée sur le processus et les détails ainsi que la capacité émotionnelle de motiver efficacement une équipe à passer des quantités de temps extraordinaires à faire des choses qu’ils ne veulent pas faire.

La satisfaction de travailler avec une équipe pour livrer un résultat dont on peut être fier est ce qui me fait revenir pour plus, tranchées et tout.

Envie de partager votre histoire et d’aider vos collègues enchérisseurs ? Vous pouvez soumettre votre histoire via ce formulaire de contribution, également disponible en anglais, néerlandais et allemand !