Let’s Talk! Die Herausforderung einer Herausforderung

Es fühlte sich wie das perfekte Angebot an.

Wir waren kooperativ. Wir hatten bereits vor der Ausschreibung ein Team und eine Lösung geformt. Wir hatten eine Beziehung zum Kunden durch bewährte Lieferungen, wir hatten ein gründliches PTW ausgearbeitet und das Angebot fühlte sich gut an. Wir waren davon überzeugt, dass wir die wichtigen Punkte des Kunden getroffen hatten, dass wir eine überzeugende Lösung hatten und dass wir, obwohl wir wussten, dass die Konkurrenz stark war, alles getan hatten, was wir konnten.

Und dann bekamen wir den Brief, den niemand gerne erhält. Das hat uns tief getroffen, denn wir hatten nicht nur verloren, sondern auch noch um 40 %.

Das fühlte sich nicht richtig an. Wie konnten wir uns nur so täuschen? Wir sahen uns die Kommentare an, und der Kunde hatte gesagt, dass ein wichtiges Dokument unvollständig war. Ohne dieses Dokument hätte sich unsere Punktzahl halbiert.

Bei der Untersuchung stellte sich heraus, dass eine Seite nicht gescannt worden war. Die Seite, auf der die Unterschrift unserer Organisation stand. Aus diesem Grund stufte der Kunde das gesamte Dokument als unvollständig ein. Es war ein echter Fehler, und wir waren entsetzt.

Wir begannen, die Vorgehensweise des Kunden zu hinterfragen. Warum hat man uns nicht die Möglichkeit gegeben, den menschlichen Fehler zu korrigieren? Das verstößt gegen die Beschaffungsregeln der britischen Regierung. Dann fielen uns weitere Ungereimtheiten bei der Kennzeichnung auf.

Wir führten eine Analyse durch und stellten fest, dass wir gewonnen hätten, wenn sie das Dokument als gültig anerkannt hätten. Wir waren der Meinung, dass wir einen Grund für eine Rüge hatten.

Unser Unternehmen ist sehr „britisch“ und mag es nicht, eine formale Rüge zu erheben, weil es die Beziehung zu einem wichtigen Kunden beeinträchtigen würde.

Aber wir legten unsere Erkenntnisse über ungerechte Praktiken dar, zeigten Beweise ohne Emotionen und schafften es, Anwälte einzuschalten, die uns bei der Anfechtung der Entscheidung unterstützten.

Letztendlich blieb der Kunde bei seinem Standpunkt. Wir gaben zu diesem Zeitpunkt nach, da klar war, dass der Gewinner mehr gestalten und beeinflussen konnte als wir und dass der Kunde ihm den Zuschlag erteilen wollte.

Hätten wir nicht mitbieten sollen? Das lässt sich im Nachhinein leicht sagen. Wir wussten, dass der Wettbewerber einflussreich war, aber wir hatten nicht erkannt, wie einflussreich er war.

Was wir erreicht haben, war die Möglichkeit, die Wahrnehmung unseres Unternehmens zu ändern, wenn wir eine Herausforderung annehmen. Wir werden als das Team angesehen, das nicht aufgegeben hat, und unsere Entschlossenheit wurde innerhalb des Unternehmens respektiert. Wir haben auch ein wirklich kooperatives Verhalten und psychologische Ruhe bewiesen. Wir gaben nicht der Person, die das Scanning durchführte, die Schuld. Unser Fokus lag auf der Lösung.

Lektionen, die wie gelernt haben:

1. Es wird nicht immer alles richtig laufen, und es können Fehler passieren. Aber es ist wichtig, schon früh die Voraussetzungen dafür zu schaffen, dass wir Probleme frühzeitig ansprechen und an einer Lösung arbeiten, anstatt zu versuchen, die Schuld zuzuweisen oder zu vertuschen. Die kollektive Lösung von Problemen bringt die Menschen näher zusammen. Wir haben bei der Arbeit an der Herausforderung ein wirklich kooperatives Verhalten an den Tag gelegt, und das hat das Vertrauen gestärkt.
2. Wenn Sie eine Herausforderung in Betracht ziehen, schalten Sie die Emotionen aus und konzentrieren Sie sich auf die Fakten. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um innezuhalten und nachzudenken: Gibt es einen Grund für die Anfechtung oder sind Sie nur verletzt? Lassen Sie die Zahlen für sich sprechen. Behandeln Sie es wie einen Geschäftsvorgang, wenn Sie versuchen, dem Führungsteam die Notwendigkeit einer Anfechtung zu präsentieren.
3. Manchmal lohnt es sich, etwas anzufechten. Es ist uns gelungen, einen Dialog mit dem Kunden zu führen, in dem wir unseren Standpunkt dargelegt haben, dass wir uns nicht an einem Wettbewerb beteiligen wollen, bei dem es nur darum geht, Zahlen zu erfinden. Dies ermöglichte eine ehrlichere Auseinandersetzung mit dem Kunden darüber, was die richtige Gelegenheit für uns ist.

Das Team steht auch heute noch in Kontakt. Und obwohl es seltsam klingt, war eine meiner Lieblingsausschreibungen, an der ich gearbeitet habe, kein Sieg.