‘Strijdmakkers’: Zes Weken Werk in Twee

Dit verhaal is ook beschikbaar in het Engels, Frans en Duits.

Toen een collega die verantwoordelijk was voor een miljoenenofferte plotseling het bedrijf verliet, ontdekten we dat de offerte die volgens haar ‘op schema’ lag, eigenlijk nooit van start was gegaan…

Als het meest ervaren teamlid, werkte ik een nieuwe collega in. In vertrouwen deelde ze met ons dat ze privé in een moeilijke situatie zat.

We probeerden als team zo goed mogelijk haar te steunen, maar het team was onderbezet en overbelast. Daardoor kreeg deze nieuwe collega de verantwoording en de leiding over het inschrijven op een miljoenenofferte – de eerste in zijn soort over een groot geografisch gebied en zes productportfolio’s van ons bedrijf omvattend.

Omdat niemand vrolijk wordt van micromanagement (en ik de druk niet nog verder op wilde voeren), concentreerde ik me om haar in te werken in onze processen, reikte haar de nodige tools en achtergrondinformatie aan en liet haar verder zelfstandig werken.

In onze wekelijkse een-op-een gesprekken verzekerde ze me dat alles op schema lag en dat ze alles onder controle had. Ik vertrouwde haar.

Maar toen kwam aan het licht dat ze had gelogen over haar persoonlijke omstandigheden (en nog over veel meer zaken). Ze verliet het bedrijf hals over kop.

De dag na haar overhaaste vertrek, nog steeds aan het bijkomen van de schok, opende ik de map met alle documenten van de offerte om te zien hoe ver ze was gekomen en hier verder mee te gaan.

Afgezien van wat we samen hadden gemaakt, waren alle documenten leeg. Er was niets gebeurt.

Ik nam contact op met het bid team en kreeg blanco reacties: ‘Welke aanbieding?’ Mijn maag draaide om.

Ik rende het gebouw uit naar een nabijgelegen park en liep in de rondte, vloekend, huilend en scheldend, terwijl ik probeerde na te denken en te besluiten wat er gedaan moest worden en welke volgende stap gemaakt moest worden.

Niet indienen was geen optie. Uitstel vragen ook niet.

In overleg met mijn manager en de resterende teamleden besloot ik alles te laten vallen en alle tijd en energie te steken in het uitbrengen van deze offerte. Ik ben helemaal opnieuw begonnen om in slechts twee weken het werk te doen wat normaal zes weken kost.

Ik herinner me dat tijdens die twee weken ik op een bepaald moment (de dag voor de deadline) samen met een collega huilde, teleurgesteld over de kwaliteit van onze offerte.  De kwaliteit lag ver onder mijn gebruikelijke niveau, maar ook beseffend dat het überhaupt indienen van iets al een prestatie was.

Ik herinner me dat we midden in de nacht met het team uitzinnig zaten te lachen (van de zenuwen) terwijl we ‘’genoten’’ van onze zoveelste Mexicaanse afhaalmaaltijd.

Ook herinner ik me de high-fives en knuffels telkens wanneer iemand een document van de map ‘in bewerking’ naar ‘klaar’ versleepte.

Toen ik uiteindelijk op ‘indienen’ had gedrukt, vluchtte ik weer naar het park om stoom af te blazen. Alle emoties en de intense stress van de afgelopen twee weken moest er even uit.

Achteraf zijn er twee redenen waarom we überhaupt een offerte konden indienen:

• De relaties en kennis die ik in de vele jaren bij het bedrijf had opgebouwd, stelden ons in staat snel te schakelen en direct te concentreren op de inhoud met de hoogste toegevoegde waarde voor de klant.
• De strak vastgelegde processen, de sjablonen, de bibliotheken en de checklists die we hadden, gaven steeds een helder beeld van de volgende stap.

Geleerde lessen:

1. Micromanagement is niet de ideaal manier om tot resultaten te komen, maar blind vertrouwen is dat ook niet.
2. In noodsituaties kun je terugvallen en vertrouwen op je processen en systemen, dus zorg dat die solide zijn.
3. Als je een dozijn overwerkte collega’s vraagt om een enorme spreadsheet in twee weken in te vullen omdat iemand in het team zijn of haar werk niet heeft gedaan dan helpt het als ze je kennen en je mogen.

Vraag je me nu of die twee weken stress de miljoenen omzet ‘het waard’ waren die het contract opleverde, en ik zal je zeggen:…. ‘nee’.

Maar vraag me of de vriendschappen en herinneringen die zijn ontstaan tijdens het schouder aan schouder in de loopgraven staan en ik zal zeggen: ‘ja’. Dankzij getalenteerde collega’s die met de poten in de modder toch elke dag positief bleven en met humor het onmogelijke mogelijk maakten.

Er is geen ander beroep waarbij tegelijkertijd zoveel aandacht nodig is voor proces en details, alsook het emotionele vermogen om een team te motiveren tot urenlang werk dat niemand graag doet.

De voldoening van het samen neerzetten van een resultaat om trots op te zijn, is wat me telkens weer terugbrengt naar de loopgraven.

Strijdmakkers!

Wilt u uw verhaal delen en uw medebieders helpen? U kunt uw verhaal indienen via dit bijdragen formulier, ook beschikbaar in het Frans, Engels en Duits!